Refund Policy

Geltungsbereich & Widerruf

ArctiMint richtet sich ausschließlich an Unternehmenskunden (B2B). Das gesetzliche Widerrufsrecht für Verbraucher bei Fernabsatzverträgen findet daher keine Anwendung. Individuelle, projektbezogene Leistungen können nicht wie Ware „zurückgegeben“ werden; Rückerstattungen richten sich nach den nachfolgenden Grundsätzen.

Allgemeine Grundsätze

• Transparenz: Umfang, Meilensteine, Abnahmekriterien und Zahlungspläne sind im Angebot/Vertrag beschrieben.
• Pro-Rata-Ansatz: Bereits erbrachte Leistungen werden abgerechnet; nicht erbrachte Leistungen können erstattet werden.
• Auslagen: Nicht stornierbare Fremdkosten (z. B. Lizenzen, Reisen) sind von einer Erstattung ausgenommen.
• Form: Refund-Anfragen bitte schriftlich an arctimint@gmail.com mit Begründung und Referenz (Angebots-/Rechnungsnummer).

Projektpakete (Festpreis)

• Vor Projektbeginn: 100% Erstattung bereits gezahlter Beträge, abzüglich nicht erstattbarer Fremdkosten, wenn noch keine Leistungserbringung begonnen wurde.
• Nach Beauftragung bis vor erster Zwischenabnahme: Erstattung pro rata temporis; mindestens 25% des Paketpreises gelten als Setup-/Planungsanteil und sind nicht erstattungsfähig.
• Nach Zwischenabnahme: Erstattung nur für noch nicht begonnene Arbeitspakete; bereits abgenommene Meilensteine sind ausgeschlossen, Nachbesserung bleibt möglich.
• Beendigung aus wichtigem Grund: Bei Kündigung aus wichtigem Grund durch den Kunden gilt Pro-Rata-Abrechnung; bei Kündigung aus wichtigem Grund durch ArctiMint aus von Kunden zu vertretenden Gründen besteht kein Anspruch auf Erstattung.

Beratung (stundenbasiert)

• Abrechnung: nach tatsächlich angefallenen Zeiten (15-Min-Takt). Vorauszahlungen für Stundenkontingente sind für nicht genutzte Stunden erstattungsfähig.
• Storno: Termine können bis 1 Arbeitstag vor Beginn kostenfrei verschoben; ansonsten werden 1h pro angesetztem Slot berechnet.

Technischer Audit

• Storno ≥ 3 Arbeitstage vor Start: 80% Erstattung.
• Storno < 3 Arbeitstage vor Start: 50% Erstattung.
• Nach Start: Pro-Rata-Erstattung für nicht erbrachte Tage; bereits gelieferte Arbeitsergebnisse sind ausgeschlossen.

Retainer & Service Levels

• Kündigung: 30 Tage zum Monatsende (sofern nicht anders vereinbart). Vorauszahlungen werden pro rata für volle, noch nicht begonnene Monate erstattet.
• SLA-Credits: Bei Zielverfehlungen werden Service-Gutschriften gemäß Retainer-Anlage gewährt; diese sind mit künftigen Gebühren zu verrechnen und nicht auszahlbar.

Mängel, Nachbesserung & Haftung

Bei werkvertraglichen Leistungen hat der Kunde Anspruch auf Nachbesserung innerhalb angemessener Frist. Schlägt die Nachbesserung fehl, können Minderung oder Rücktritt im gesetzlich vorgesehenen Rahmen verlangt werden. Für Dienstleistungen schulden wir fachgerechte Leistungserbringung, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.

Verfahren & Fristen

• Antrag: per E-Mail an arctimint@gmail.com mit Angaben zu Vertrag, Rechnung und Bankverbindung (IBAN, BIC, Empfänger).
• Prüfung: innerhalb von 10 Arbeitstagen erhalten Sie eine schriftliche Entscheidung mit Berechnungsgrundlage.
• Auszahlung: genehmigte Erstattungen erfolgen in der Regel innerhalb von 14 Tagen nach Bestätigung.
• Abtretung/Aufrechnung: ArctiMint kann Erstattungen mit offenen Forderungen verrechnen.

Ausnahmen & Missbrauch

• Verstöße gegen Recht oder Vertrag durch den Kunden schließen Refunds aus.
• Missbräuchliche Forderungen (z. B. trotz ordnungsgemäßer Abnahme) können abgelehnt werden.
• Chargebacks ohne vorherige Klärung können zu Sperrung laufender Leistungen führen.

Diese Refund Policy ergänzt, aber ersetzt nicht die vertraglichen Regelungen. Im Zweifel gehen individuell vereinbarte Klauseln vor.